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Comite de Cumplimiento

Fuente:
Superintendencia de Bancos

 

Conformación del Comité de Cumplimiento

Las instituciones controladas contarán con un comité de cumplimiento que estará conformado de acuerdo a la estructura de cada una de éstas, pero contará como mínimo con las siguientes personas:

• Representante legal o su delegado,
• Un miembro del directorio o del organismo que haga sus veces,
• El gerente de operaciones o su delegado,
• El gerente de crédito o su delegado,
• El auditor interno,
• El oficial de cumplimiento; y,
• Un asesor legal.

Será presidido por el miembro del directorio u organismo que haga sus veces o su delegado y en ausencia de éste, asumirá la misma un miembro del comité de mayor jerarquía dentro del comité.

El asesor legal actuará como secretario, quien elaborará y llevará las respectivas actas de las distintas sesiones.

El comité sesionará de manera ordinaria una vez al mes y extraordinariamente cuando el presidente la convoque por iniciativa propia o por pedido de por lo menos dos de sus miembros.

En la convocatoria constará el orden del día y se la realizará por lo menos con cuarenta y ocho (48) horas de anticipación.

El quórum para las sesiones se establecerá por lo menos con la mitad más uno de los miembros del comité.

Las decisiones se tomarán con el voto mayoritario de los miembros del comité; en caso de empate, tendrá voto dirimente el presidente.

Se exceptúa de esta disposición a los agentes de seguros, peritos de seguros personas naturales, agencias asesoras productoras de seguros y peritos de seguros que, conforme la definición de la Superintendencia de Bancos y Seguros, cuenten con una estructura pequeña.

 

 

Funciones del Comité de Cumplimiento

  1. a) Proponer al directorio u organismo que haga sus veces las políticas generales de prevención de lavado de activos;b) Someter a aprobación del directorio u organismo que haga sus veces, el manual de control interno sobre prevención de lavado de activos y sus actualizaciones;

    c) Recibir, analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contenga el informe mensual presentado por el oficial de cumplimiento, dejando expresa constancia en la respectiva acta;

    d) Recibir y analizar los informes sobre operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas reportadas por el oficial de cumplimiento, para llevarlos en forma inmediata a conocimiento del representante legal de la institución financiera, previo a su envío a la Unidad de Inteligencia Financiera – UIF;

    e) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento;

    f) Emitir recomendaciones al oficial de cumplimiento sobre las políticas de prevención de lavado de activos y efectuar el seguimiento de las mismas; y,

    g) Requerir al directorio u organismo que haga sus veces la imposición de sanciones por el incumplimiento de las medidas de prevención de lavado de activos, previo al proceso administrativo correspondiente.

    En caso de incumplimiento de las funciones señaladas en la norma legal, la Superintendencia de Bancos y Seguros sancionará a los integrantes del comité de cumplimiento sobre la base de lo dispuesto en el artículo 134 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, en concordancia con lo establecido en el capítulo I “Normas para la aplicación de sanciones pecuniarias”, del título XVI “De las sanciones y de los recursos en sede administrativa” del libro I “Normas generales para la aplicación de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero” esta Codificación.

 

La Unidad de Cumplimiento

 

Será un área con funciones independientes, conformada por analistas dirigidos por el Oficial de Cumplimiento y entrenados especialmente en metodologías y técnicas para monitorear, detectar y prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

 

El Oficial de Cumplimiento

El Oficial de Cumplimiento es un funcionario de nivel gerencial, que debe ser designado por el Directorio para ejecutar el programa de prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo por parte de una institución financiera, a través de la ejecución, coordinación y vigilancia del cumplimiento y la aplicación de las disposiciones legales, normativas, políticas internas, procedimientos y controles en general, previo informe favorable del Presidente Ejecutivo y/o Administrador Integral del riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

El Oficial de Cumplimiento no puede delegar el ejercicio de sus funciones, salvo ausencia temporal debidamente justificada.

La Institución Financiera podrá designar a una misma persona para ejercer el cargo de Oficial de Cumplimiento en una, varias o en todas las empresas si es que pertenece a un Grupo Financiero, en cuyo caso deberá ser designado por el directorio u organismo que haga sus veces de cada una de ellas.

Para el ejercicio de su función deberá calificarse ante la Superintendencia de Bancos y Seguros  cuando así lo determine;
El Oficial de Cumplimiento no podrá ausentarse de sus funciones por más de treinta días, salvo casos debidamente justificados, particular que será notificado a la Superintendencia de Bancos y Seguros de ser requerido. Si la ausencia del Oficial de Cumplimiento es mayor de treinta días, se deberá designar un nuevo Oficial de Cumplimiento quien deberá cumplir el perfil y calificación para este cargo.

Requisitos para ser Oficial de Cumplimiento

El oficial de cumplimiento, para su designación por parte del directorio u organismo que haga sus veces, tendrá que acreditar:

• Conocimiento y experiencia en la temática de prevención de lavado de activos;
• Ser empleado de la institución controlada, de alto nivel administrativo;
• Tener capacidad decisoria y autonomía, de manera que pueda señalar las medidas que deban adoptarse en aplicación de los mecanismos de prevención diseñados, acogidos o requeridos a la institución.

Tratándose de un grupo financiero, una misma persona podrá ejercer el cargo de oficial de cumplimiento en una, varias o en todas las instituciones que conforman el mencionado grupo, en cuyo caso deberá ser designado por el directorio u organismo que haga sus veces de cada una de las entidades del grupo en las cuales va a desempeñarse en tal calidad.

Requisitos

a) Estar en pleno goce de sus derechos políticos;
b) Ser mayor de edad;
c) Acreditar título profesional universitario en las ramas de derecho, economía, administración de empresas, contabilidad, auditoría o carreras afines a banca y finanzas y experiencia profesional de dos (2) años, para lo cual deberán remitir copias certificadas de los títulos académicos; o, acreditar experiencia equivalente a un tiempo mínimo de seis (6) años en el área técnica u operativa de una institución controlada, para lo cual deberán remitir las certificaciones emitidas por las instituciones en las que han prestado sus servicios;
d) Presentar certificados notariados de haber aprobado uno o más cursos de capacitación sobre prevención de lavado de activos, dictados o aprobados por la Unidad de Inteligencia Financiera – UIF, que acrediten por lo menos noventa (90) horas de duración;
e) Presentar su hoja de vida profesional;
f) Presentar la declaración del impuesto a la renta del año inmediato anterior;
g) Presentar el certificado de la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público SENRES, que acredite que el solicitante no es funcionario ni empleado público, con excepción de los funcionarios de las instituciones financieras públicas;
h) Presentar certificado del Consejo Nacional de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas CONSEP, que acredite que el interesado no registra antecedentes por la comisión de infracciones a la Ley sobre Substancias Estupefacientes y Psicotrópicas;
i) Presentar la copia certificada de la autorización actualizada otorgada por el Ministerio de Trabajo y Recursos Humanos, en caso de que la persona cuya calificación se solicita sea extranjera;
j) Presentar una declaración juramentada de no encontrarse incurso en ninguna de las prohibiciones previstas en la ley para ejercer el cargo para el cual ha sido designado; y,
k) Remitir cualquier otro documento o información que la Superintendencia de Bancos y Seguros considere necesario.

La calificación se emitirá con resolución. Igual calificación requerirá quien reemplace definitivamente al oficial de cumplimiento titular.

Impedimento para ser calificado como Oficial de Cumplimiento

No podrán calificarse como oficiales de cumplimiento las personas que se encuentren comprendidas en los siguientes casos:

a) Las que registren créditos castigados durante los últimos cinco años, en una institución del sistema financiero o sus off – shore;
b) Las que se hallen inhabilitadas para ejercer el comercio;
c) Las que a criterio de la Superintendencia de Bancos y Seguros afecten su independencia;
d) Las que sean funcionarios o empleados públicos, con excepción de las instituciones financieras públicas;
e) Las que se hallen en mora, directa o indirectamente, con las instituciones del sistema financiero o de seguros privados;
f) Las que registren multas pendientes por cheques protestados;
g) Las que sean titulares de cuentas corrientes cerradas;
h) Las personas extranjeras que no cuenten con la autorización del Ministerio de Trabajo y Recursos Humanos, cuando fuere del caso;
i) Las que hubieren sido llamadas a juicio por infracciones a la Ley de Substancias Estupefacientes y Psicotrópicas, la Ley para Reprimir el Lavado de Activos u otras relacionadas en materia de lavado de activos;
j) Las que hayan recibido sentencia ejecutoriada en contra por infracciones a la Ley de Substancias Estupefacientes y Psicotrópicas, la Ley para Reprimir el Lavado de Activos u otras relacionadas en materia de lavado de activos;
k) Las que hubieren presentado documentación alterada o falsa, sin perjuicio de las acciones legales a las que hubiere lugar; y
l) Las que hayan sido descalificadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros.

En el caso de que la calificación solicitada hubiere sido negada, el interesado podrá presentar nuevamente la documentación a estudio, siempre y cuando se hayan superado los impedimentos que motivaron la negativa.

El oficial de cumplimiento no podrá desempeñar ninguna otra dignidad o función en la entidad en la cual actúe, ni podrá desempeñar tales funciones u otra dignidad o función en otras entidades controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, salvo que se trate de un grupo financiero.

En las instituciones del sistema financiero de segundo piso, el oficial de cumplimiento podrá desarrollar otra función en la entidad, preferiblemente en el área de riesgos.

Las instituciones controladas que por su estructura, por los productos que ofrece, por el nivel de captaciones y por su nivel de exposición a factores de riesgo de lavado de activos, fundamenten que las labores de oficial de cumplimiento pueden desarrollarse a medio tiempo, podrán aplicar la disposición contenida en el párrafo anterior, previa autorización de la Superintendencia de Bancos y Seguros.

En el caso de que la calificación solicitada hubiere sido negada, el interesado podrá presentar nuevamente la documentación a estudio, siempre y cuando se hayan superado los impedimentos que motivaron la negativa.

Cada que tiempo deben actualizar su calificación los Oficiales de Cumplimiento?

Los oficiales de cumplimiento, hasta el 31 de marzo de cada año, actualizarán la siguiente información:

a) Dirección, casilla, número telefónico, fax y dirección de correo electrónico;
b) Declaración del impuesto a la renta del año inmediato anterior;
c) Si el oficial de cumplimiento es extranjero, deberá presentar copia certificada de la autorización actualizada otorgada por el Ministerio de Trabajo y Recursos Humanos;
d) Nuevos títulos académicos obtenidos y el detalle de los cursos de capacitación sobre prevención de lavado de activos efectuados en el año; y,
e) Listado detallado de las instituciones controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros en las que ha ejercido funciones de oficial de cumplimiento durante el período sujeto a actualización; señalando los períodos en cada una de ellas.

Funciones del Oficial de Cumplimiento

a) Elaborar el manual de control interno sobre prevención de lavado de activos y sus actualizaciones, para conocimiento del comité de cumplimiento y su posterior aprobación por parte del directorio u organismo que haga sus veces;
b) Velar que el manual de control interno sobre prevención de lavado de activos y sus modificaciones se divulgue entre el personal;
c) Remitir a la Superintendencia de Bancos y Seguros el manual de control interno sobre prevención de lavado de activos y sus reformas;
d) Remitir anualmente a la Superintendencia de Bancos y Seguros el plan de trabajo, hasta el 31 de marzo de cada año, de la unidad de cumplimiento así como el informe de cumplimiento de los objetivos de la institución en materia de prevención de lavado de activos;
e) Verificar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el manual de control interno;
f) Monitorear permanentemente las operaciones o transacciones de la institución, a fin de detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas; recibir los informes de dichas transacciones, de acuerdo al mecanismo implementado por la institución en el manual de control interno; y, dejar constancia de lo actuado sobre estas transacciones;
g) Realizar el análisis de las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas y preparar el correspondiente informe, con los documentos de sustento, que se conservará sujeto a las seguridades previstas en la Resolución JB 1154 por seis (6) años;
h) Supervisar que las políticas y procedimientos respecto de la prevención de lavado de activos sean adecuados y se mantengan actualizados;
i) Coordinar los esfuerzos de monitoreo con distintas áreas, identificando las fallas en el programa de prevención de lavado de activos;
j) Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación;
k) Controlar permanentemente el cumplimiento de las políticas “Conozca a su cliente”, “Conozca a su empleado”, “Conozca su mercado” y “Conozca su corresponsal”;
l) Absolver consultas del personal de la institución del sistema financiero relacionadas con la naturaleza de las transacciones frente a la actividad del cliente;
m) Verificar permanentemente, en coordinación con los responsables de las diferentes  áreas de la institución controlada, que las transacciones que igualen o superen los umbrales establecidos por la Unidad de Inteligencia Financiera – UIF, cuenten con los documentos sustentatorios que se definan en el manual de control interno; y, con la declaración de origen lícito de los recursos.
En el caso de las instituciones del sistema de seguro privado, la verificación se realizará sobre las sumas aseguradas en la toma de pólizas de personas o de propiedad que igualen o superen los umbrales establecidos por la Unidad de Inteligencia Financiera – UIF;
n) Presentar al comité de cumplimiento, mensualmente o cuando sea requerido, un informe que deberá referirse como mínimo a los resultados de los procesos de cumplimiento y actividades desarrolladas;
o) Colaborar con la instancia designada por el directorio u órgano que haga sus veces en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas; y,
p) Otras que establezca la institución controlada.

Quienes no podrán calificarse como oficiales de cumplimiento

a) Las que registren créditos castigados durante los últimos cinco años, en una institución del sistema financiero o sus off – shore;
b) Las que se hallen inhabilitadas para ejercer el comercio;
c) Las que a criterio de la Superintendencia de Bancos y Seguros afecten su independencia;
d) Las que sean funcionarios o empleados públicos, con excepción de las instituciones financieras públicas;
e) Las que se hallen en mora, directa o indirectamente, con las instituciones del sistema financiero o de seguros privados;
f) Las que registren multas pendientes por cheques protestados;
g) Las que sean titulares de cuentas corrientes cerradas;
h) Las personas extranjeras que no cuenten con la autorización del Ministerio de Trabajo y Recursos Humanos, cuando fuere del caso;
i) Las que hubieren sido llamados a juicio por infracciones a la Ley de Substancias Estupefacientes y Psicotrópicas, la Ley para Reprimir el Lavado de Activos u otras relacionadas en materia de lavado de activos;
j) Las que hayan recibido sentencia ejecutoriada en contra por infracciones a la Ley de Substancias Estupefacientes y Psicotrópicas, la Ley para Reprimir el Lavado de Activos u otras relacionadas en materia de lavado de activos;
k) Las que hubieren presentado documentación alterada o falsa, sin perjuicio de las acciones legales a las que hubiere lugar; y
l) Las que hayan sido descalificadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros.

En el caso de que la calificación solicitada hubiere sido negada, el interesado podrá presentar nuevamente la documentación a estudio, siempre y cuando se hayan superado los impedimentos que motivaron la negativa.

El oficial de cumplimiento no podrá desempeñar ninguna otra dignidad o función en la entidad en la cual actúe, ni podrá desempeñar tales funciones u otra dignidad o función en otras entidades controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, salvo que se trate de un grupo financiero.

En las instituciones del sistema financiero de segundo piso, el oficial de cumplimiento  podrá desarrollar otra función en la entidad, preferiblemente en el área de riesgos.

Las instituciones controladas que por su estructura, por los productos que ofrece, por el nivel de captaciones y por su nivel de exposición a factores de riesgo de lavado de activos, fundamenten que las labores de oficial de cumplimiento pueden desarrollarse a medio tiempo, podrán aplicar la disposición contenida en el párrafo anterior, previa autorización de la Superintendencia de Bancos y Seguros.

Todo oficial de cumplimiento, hasta el 31 de marzo de cada año, deberá de manera obligatoria actualizarán la siguiente información:

a) Dirección, casilla, número telefónico, fax y dirección de correo electrónico;
b) Declaración del impuesto a la renta del año inmediato anterior;
c) Si el oficial de cumplimiento es extranjero, deberá presentar copia certificada de la  autorización actualizada otorgada por el Ministerio de Trabajo y Recursos Humanos;
d) Nuevos títulos académicos obtenidos y el detalle de los cursos de capacitación sobre prevención de lavado de activos efectuados en el año; y,
e) Listado detallado de las instituciones controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros en las que ha ejercido funciones de oficial de cumplimiento durante el período sujeto a actualización; señalando los períodos en cada una de ellas.

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