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Como realizar un presupuesto

Por: Cristina Rodriguez

Los presupuestos son documentos básicos en la vida de los profesionales freelance. Y aunque, a simple vista, hacer uno parece una tarea bastante sencilla, es importante dedicarle el tiempo preciso porque de él dependerá, en gran parte, que el cliente se decante por uno u otro candidato. Lo primero que hay que realizar a la hora de elaborar un presupuesto es estudiar detenidamente qué es lo que el cliente pide, si somos capaces de llevarlo a cabo y cuánto tiempo tardaremos en desarrollarlo.

Para ello, es recomendable realizar una lista con todas las partes en las que se estructure el proyecto, así como las tareas que habrá que hacer y los gastos que acarreará cada una de ellas, y analizar si podremos realizarlas nosotros solos o si, por el contrario, necesitaremos la ayuda de otras personas.

Una vez esté clara esta parte, calcularemos las horas que prevemos que se necesitarán para llevar a cabo el proyecto. Si necesitamos ayuda externa, hay que contabilizar, además, las horas que tardaremos en encontrar a la persona o personas adecuadas para realizar el trabajo, el tiempo que emplearemos en explicarles las tareas que deberán desarrollar y la supervisión del resultado de su colaboración.

Por último, sólo nos quedará fijar el precio de la realización del proyecto. Ésta es, quizás, la parte más difícil, que se aprende con la práctica. Lo más fácil es fijar una cantidad por hora de trabajo realizada, a la que se le añadirán los gastos que se deriven del proyecto y que deban correr a cargo del cliente.

Para ello, es conveniente, si es posible, saber los precios de la competencia y ajustarnos a ellos. No obstante, si esto nos resulta imposible, suele ser útil hacer un cálculo aproximado de un sueldo mensual que consideremos “razonable”, sumarle nuestros gastos (autónomos, teléfono, luz, conexión a Internet, etc.) y dividirlo por las horas laborales mensuales (por ejemplo, si nos fijamos una jornada laboral de ocho horas, al mes serían unas 172). Esto nos dará como resultado un precio aproximado de nuestra hora de trabajo, que habrá que multiplicar por las horas que hayamos calculado que emplearemos en realizar el proyecto.

Estructura del presupuesto

Una vez se ha realizado un primer análisis, podemos pasar a confeccionar el presupuesto propiamente dicho. Las partes que, como mínimo, debe contener son las siguientes:

• Descripción del proyecto: se detalla en qué consiste exactamente el trabajo que se nos encarga. Este apartado es de gran utilidad para hacer ver al cliente que hemos entendido claramente lo que solicita.
• Breve estudio del sector: es importante incluir un análisis de lo que está haciendo la competencia para que el cliente sepa que conocemos el sector y, si conviene, hacer propuestas que creamos puedan serle útiles. Sin embargo, este apartado no tiene que ser muy extenso, ya que, de no aprobarse el presupuesto, esta información ya se le habría “regalado” al cliente.
• Solución propuesta: en este punto se describe, una vez analizados los requerimientos del cliente y la situación del sector, la solución que consideramos más conveniente. Junto a esta descripción, se especifican los procesos que se llevarán a cabo para desarrollar el proyecto (por ejemplo qué tecnologías se emplearán), cómo se entregará (en qué formato), qué aportará el cliente (por ejemplo material gráfico, información sobre su empresa, etc.) y cuándo.

Es importante que todos estos puntos estén bien definidos, de lo contrario nos podemos encontrar con que se nos exige algo que no habíamos contemplado o que el cliente no cumpla con sus plazos de entrega, y que, a consecuencia de ello, nuestro trabajo se retrase. Por último, se indica el precio total del desarrollo. Es recomendable fraccionarlo en varias partes en las que se muestre el precio de cada una de ellas; así, se da la opción al cliente de que nos encargue simplemente uno de los puntos.

• Descripción de condiciones generales: en este apartado se detallan las formas de pago, la confidencialidad de ambas partes sobre el trabajo y la información facilitada y la fecha de validez del presupuesto presentado, que normalmente es de 30 días. Asimismo, dependiendo del tipo de proyecto y si el cliente lo solicita, se incluirá una fecha de entrega del proyecto.
• Firmas del cliente y del profesional: y fecha de la aprobación del presupuesto.

Por último, hay que recordar que, además de saber elaborar correctamente el presupuesto, es muy importante exponerlo al cliente de forma adecuada, así como ofrecer una imagen seria y profesional que le haga confiar en nosotros.

 

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