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El oficial de cumplimiento y sus funciones operativas

Fuente:  ControlCapital.net – Danilo Lugo C

En America Latina, aun se discute la justificación del cargo de “Oficial de Cumplimiento”, en mis continuos viajes por los diferentes países, dictando conferencias cursos y seminarios de actualización, me encuentro casi siempre con la misma pregunta, ¿porque estamos obligados a nombrar un oficial de cumplimiento?, es más, ni siquiera se le da la relevancia al cargo ni la jerarquía que requiere de acuerdo con las leyes y recomendaciones internacionales. He conocido de casos que un oficial de cumplimiento está subordinado al jefe del departamento de control interno, en otros casos, al comité de auditoria, y en múltiples casos, el oficial de cumplimiento cumple funciones diversas además de sus propias funciones como responsable de prevenir o detectar las transacciones inusuales o sospechosas de lavado de dinero y activos.

Para mí, el caso más insólito, que he conocido fue el de una participante en un seminario sobre prevención de lavado de dinero en el Salvador, me causó mucha curiosidad, porque pensé que era una estudiante debido a su juventud y apariencia, tenia solo 19 años, le pregunté; y de que universidad vienes? Ella me contestó, …No, yo soy oficial de cumplimiento de (…..) (Me reservo el nombre de la entidad), mi sorpresa fue mayor cuando me dijo que apenas tenia 3 meses en el cargo y que era su primer trabajo, que por eso estaba  asistiendo al seminario. Me quedé estupefacto, insistí un poco mas y atrevidamente pero con respeto le pregunté y que hacías antes de tener este cargo?, Estaba estudiando, pero creo que es una gran oportunidad y quiero superarme, apenas me gano USD$ 350.oo pero con el tiempo me van aumentar.

Yo por supuesto, la animé y le ofrecí una beca para asistir a alguno de nuestros cursos en EE.UU. y con seguridad será una gran ejecutiva no lo dudo, pero evidentemente no es la persona que tenga el perfil que se necesita para este cargo de acuerdo a las recomendaciones del GAFI y de las normas y leyes internacionales.

Esta experiencia, me confirma que aun hay muchos vacíos en la aceptación del cargo por parte de las instituciones o entidades denominadas “sujetos obligados”, que simplemente se nombra a una persona, “para cumplir con la norma”, aunque en la realidad lo que se está vulnerando es la capacidad de esa entidad o institución, para el combate efectivo del lavado de activos, por la falta de experiencia, la misma capacidad de actuar, la autoridad que debe tener un oficial de cumplimiento y la independencia de funciones, pues es fácilmente deducible en este caso, que esta señorita depende de varios jefes, y que sacando una simple deducción de su salario, está en el nivel mas bajo de ingresos, (Sin intención de herir susceptibilidades),  equivalente a un cajero de banco en este país centroamericano.

Jerarquía del cargo de Oficial de Cumplimiento

Dada la importancia que le concede la ley a este cargo, se establece claramente, que debe ser un cargo de “alto nivel ejecutivo”, con comunicación directa con la junta de directores, sin estar subordinado a mandos medios que puedan interferir en su delicada labor. Debido a que el oficial de cumplimiento maneja información muy delicada, y tiene que utilizar su criterio para poder recomendar que actividad sospechosa debe ser reportada a la Unidad de Inteligencia Financiera de su país, su posición es de altísimo riesgo.

En casos extremos, muchos empleados, le dicen al cliente que no pueden hacer la transacción, o que tiene que cerrar una cuenta por orden del oficial de cumplimiento, incluso, hasta le dan el nombre del oficial de cumplimiento, al cliente para que hable directamente con el. Esto, pone gravemente en riesgo al ejecutivo que ejerce las funciones de oficial de cumplimiento, pues un cliente rechazado o cuestionado, fácilmente puede reaccionar en una forma violenta y ni hablar si efectivamente puede estar relacionado con el crimen organizado.

También he conocido de casos en que un empleado, le ha comunicado al cliente, que ha sido reportado a la unidad de inteligencia financiera y que no puede autorizar una transacción financiera hasta no tener el visto bueno del oficial de cumplimiento. Esto demuestra la absoluta ignorancia de algunas instituciones, o entidades, en las funciones del oficial de cumplimiento y si acceden a nombrar uno, solo lo hacen por cumplir la norma y no necesariamente con la responsabilidad e intención que se creo el cargo.

Algunos gobiernos aun no han regulado en sus leyes antilavado, o a través de las entidades regulatorias del sistema financiero, la figura del oficial de cumplimiento en los “sujetos obligados”.  Esta falta de normatividad, hace que los sujetos obligados como lo son todos los captadores de dinero, no entiendan exactamente la figura del oficial de cumplimiento y sus funciones operativas, este vacío legal y normativo, permite fácilmente la penetración de capitales ilegales en el sistema financiero, pues a falta de control, mayor es el volumen de las transacciones sospechosas, y las vulnerabilidades que son aprovechadas hábilmente por los “cerebros financieros” del crimen internacional organizado, para sus actividades delictivas.

Capacitación y actualización del oficial de cumplimiento

Hasta la fecha de escribir este articulo, no existe en el mundo una universidad, o entidad respetable, que ofrezca un diplomado, o la especialidad de oficial de cumplimiento, solamente  lo que se ofrece a través de Internet, como lo son cursos a distancia, seminarios presenciales, talleres de uno o dos días, conferencias y congresos sobre prevención de lavado de dinero y algunas veces tocan el tema del oficial de cumplimiento en las ponencias.  Esto quizás, es lo más que un oficial de cumplimiento puede tener como una capacitación en sus funciones.

Cuando se hace un nombramiento a un ejecutivo para desempeñar el cargo, la pregunta es… y ¿en que lugar me capacito..  Como puedo conocer mas a fondo mis responsabilidades?. La respuesta! En Internet, allí está toda la información!. Pero la verdad es que el oficial de cumplimiento tiene que buscar por su cuenta toda la información que pueda y en forma autodidacta, crear su propio manual de cumplimiento. Pero si se le exige que cumpla con todo lo demandado por la ley, y en caso tal de haber una situación critica o que la institución, o entidad, se vea involucrada en un escándalo financiero, toda la responsabilidad recae en el oficial de cumplimiento y su equipo.

 El Oficial de Cumplimiento y la falta de apoyo de sus propias entidades

Muchos oficiales de cumplimiento, se quejan de la falta de apoyo, para cumplir sus funciones, aunque es de ley, el nombramiento de un oficial de cumplimiento, muchas directivas, ignoran la relevancia del cargo  y no le proporcionan los medios para el desempeño de sus funciones.

El oficial de cumplimiento necesita de herramientas para cumplir su labor eficientemente, como por ejemplo, una plataforma en el sistema electrónico de su entidad, que pueda ser monitoreado y que emita alertas sobre transacciones inusuales, que obligue al empleado a reportar o llenar el formato de reporte que la misma plataforma o programa antilavado emite, con transacciones mayores a USD$10.000.oo como dice la ley, (Esto en caso de entidades financieras) en otros casos de personal adjunto, que apoye sus labores, que supervise eficientemente incluso que visite las sucursales y que permanentemente este capacitando el personal en asuntos de prevención de lavado.

Falta de Comunicación entre el Oficial de Cumplimiento y las Juntas de Directores

Otro gran problema que tienen los oficiales de cumplimiento es la falta de comunicación entre su oficina y la Junta de Directores, aunque la ley claramente establece que debe haber una comunicación constante y directa sin intermediarios, incluso la Junta de Directores debe nombrar un representante para que atienda los requerimientos del oficial de cumplimiento en caso de tener que reportar una transacción sospechosa a la Unidad de Inteligencia Financiera.

En mis continuos seminarios de capacitación para oficiales de cumplimiento, siempre el comentario es el mismo “… Este seminario, deberían tomarlo también los miembros de la Junta de Directores,  o por lo menos tener una hora de sensibilización y conocimiento del cargo.. así nos apoyarían mucho mas…”

Responsabilidad legal y Penal de las Juntas de Directores

De acuerdo con la ley, U.S. Patriot, en su titulo tercero, las juntas de directores, no pueden evadir responsabilidad penal en caso de que su entidad o institución se vea envuelta en un escándalo de lavado de dinero, aunque hayan delegado esa responsabilidad en un oficial de cumplimiento. Esta interpretación de la ley, quizás cause mucha controversia, según el país y su jurisdicción, o la misma normativa de su ente regulador, sin embargo, para efectos del delito de lavado de dinero, cuando se trate de transacciones internacionales en dólares norteamericanos, aplica automáticamente la Ley U.S. Patriot Act. Con todas sus consecuencias de multas, bloqueo de cuentas, confiscaciones de activos, incluso con la solicitud de extradición de los implicados.

Muchas de las preguntas que me hacen los participantes, a los seminarios presenciales, es el porque Estados Unidos tiene que intervenir en asuntos internos de un país, y obligar a que ese país cumpla con las leyes norteamericanas, como la ley U.S. Patriot  y Sarbanes Oxley, la respuesta es muy simple y sencilla, y no hay que ser un jurisconsulto ni experto en derecho internacional, para encontrar la respuesta.

  1. a)UU.  Sigue fielmente la resolución 1373 de las Naciones Unidas, que establece claramente el delito de lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo, y  que todos los países miembros de la ONU, están obligados a cumplir, so pena de sanciones internacionales.
  2. b)UU. firma tratados bilaterales, país por país, sobre negocios internacionales y especialmente en lo concerniente al sistema financiero, y la autorización de bancos norteamericanos, como bancos corresponsales de bancos extranjeros. En los “acuerdos” de corresponsalía, los bancos extranjeros, deben certificarse con la SEC, Security Exchange Commission, Fincen y el Departamento del Tesoro de los EE.UU. lo que implica, que deben seguir todos los protocolos internacionales y norteamericanos para todas las transacciones financieras.
  3. c)UU. Interviene únicamente, cuando se trata de transacciones en moneda estadounidense, es decir en cualquier instrumento monetario, convertible a dólares de los Estados Unidos, llámese, cartas de crédito, giros, transferencias electrónicas, remesas, tarjetas de crédito o debito, no importa en que país del mundo se efectúe esa transacción, Estados Unidos aplica severamente la jurisdicción internacional.

Breve sinopsis de la justificación del cargo y titulo

En la jurisdicción de los Estados Unidos de América, la idea de Compliance emerge con la creación del Prudential Securities en l950 y con la Regulación del SEC de 1960, donde con toda claridad se hace referencia a la necesidad de institucionalizar los “Compliance Officers” con la finalidad de crear- en su ámbito procedimientos de control, monitorear operaciones y entrenar personal.

A un nivel más general con relación al sistema financiero en su conjunto, las leyes de Informes sobre Monedas y Transacciones Extranjeras conocida como Ley del Secreto Bancario (BSA) de 1970 (obligación de completar el formulario 4789 del Departamento de Hacienda “Currency Transaction Report” o CTR) y la posterior ley ampliatoria de la “Currency Transaction Report” (obligación de denuncia al Tesoro de operaciones en efectivo superior a los US$ 10.000) .generan un ámbito funcional propio del Compliance pero no mencionan expresamente a la persona encargada de la consiguiente tarea.

La Reglamentación de la Ley sobre Secreto Bancario de abril de 1996 que establece

la obligación de reportar operaciones sospechosas mediante el formulario SAR ante el FinCEN. La ley del 96 alude expresamente por primera vez, en términos de obligación general del sistema financiero estadounidense, a aquellos que designa como “…Oficiales internos para cumplimiento de la Ley y prevención de riesgo corporativo

Más modernamente debemos mencionar a la Nota Interpretativa a la Recomendación Nº 15 del GAFI, establece en su párrafo segundo: “para las instituciones financieras, los dispositivos respecto de la gestión del cumplimiento deberían incluir la designación de un funcionario de cumplimiento…”.

Lo mismo cabe manifestar, del Reglamento Modelo de la CICAD-OEA sobre delitos de lavado de activos relacionados con el tráfico ilícito de drogas, y otros delitos graves, que en su art. 21 titulado Programas de Cumplimiento Obligatorio. por parte de las Instituciones Financieras, dispone en su párrafo tercero el deber por parte de estas últimas, en designar a funcionarios para vigilar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos, entre otras tareas.

La Ley U.S. Patriot Act de los E.E.U.U. de octubre 2001, que en su art. 352 modificativo del art. 5318 h) de su Federal Criminal Code and Rules, expresa: que las entidades financieras, a fin de protegerse contra el lavado de dinero, deberán establecer programas antilavado de dinero, que deben incluir como mínimo:

  1. a) el desarrollo de políticas, procedimientos y controles internos;
  2. b) la designación de un “compliance officer”;
  3. c) un permanente programa de capacitación.

 

El Oficial de Cumplimiento a nivel mundial

Es claro entonces, que la figura del oficial de cumplimiento es una figura legal dentro de marco de las leyes norteamericanas, desde hace ya mucho tiempo, el impacto de los atentados de las torres gemelas en septiembre del 2001, generó la resolución 1373 de las Naciones Unidas, sobre el lavado de dinero y activos y el financiamiento del terrorismo y por derecho propio, inmediatamente después, el Congreso de los EE.UU. proclamó la ley U.S. Patriot Act.

Los demás países del mundo, entendieron que si no son victimas directas del terrorismo, si podrían ser utilizados en su sistema financiero, para lavar dinero y financiar el terrorismo, por eso adoptaron la resolución de las Naciones Unidas y prácticamente homologaron en sus legislaciones partes de la ley U.S. Patriot, como por ejemplo, declarar el lavado de dinero como un “delito autónomo”, declarar el financiamiento del terrorismo como un delito trasnacional y también la “confiscación de bienes procedentes del delito” como una política de combate al crimen internacional organizado, aunque todavía existen países que son renuentes a cambiar su propias leyes, el grupo de acción financiero internacional GAFI, ya los tiene señalados como No cooperantes y los tiene en la mira para incluirlos en las listas Gris o Negra.

En Resumen el cargo y titulo de “Oficial de Cumplimiento” a nivel mundial se le debe entonces a la ley U.S. Patriot Act  2001

En este escenario se fue perfilando la figura del Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer en inglés), al que puede y debe definirse en virtud de las funciones que el propio

sistema normativo le adjudica.

El Oficial de Cumplimiento es la persona responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo en el sujeto obligado. Con más detalle el Reglamento Modelo indica que es el funcionario de nivel gerencial encargado de vigilar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos, incluidos el mantenimiento de registros adecuados y la comunicación de transacciones sospechosas.

El oficial de Cumplimiento es el funcionario corporativo encargado de verificar la existencia, suficiencia y eficacia de los mecanismos diseñados para prevenir el lavado de dinero. Consideramos, a modo de síntesis, que es aquel ejecutivo de una entidad financiera (en el sentido amplio, según el glosario del GAFI, CICAD-OEA, etc.) sobre el que recae la responsabilidad de diseñar, implantar y controlar el adecuado funcionamiento del sistema de prevención del LA/FT, constituyéndose en el nexo de comunicación entre el sujeto obligado que representa y las autoridades competentes.

Funciones Operativas:

  • Orienta y adiestra a la alta gerencia, empleados sobre el cumplimiento de las leyes estatales y federales dentro de todas las políticas y procedimientos operacionales de la institución, y a su vez realiza recomendaciones para que las mismas cumplan con las leyes aplicables.
  • Verifica que se mantengan los controles internos necesarios y que las operaciones incluyan que el control de acceso a información y sistemas se lleven a tono con esos requisitos.  Comunica y orienta sobre nuevas regulaciones, normas o procedimientos en conjunto con directores o jefes de departamentos.
  • Realiza evaluaciones de cumplimiento periódicas en los distintos departamentos para asegurarse que se estén realizando las operaciones conforme a las manuales y políticas vigentes e instrucciones operacionales y leyes aplicables.
  • Coordina reuniones con la administración y jefes de departamentos a ser auditados; discute el propósito y alcance de la auditoria, verifica la información, realiza pruebas y prepara informes donde se harán las recomendaciones basadas en los hallazgos e información obtenida durante el proceso para ser discutidas con los administración y jefes de departamentos.
  • Mantiene a la gerencia de la institución en conocimiento de cada iniciativa desarrollada encaminada a asegurar cumplimiento del programa preventivo.
  • Realiza trabajos en coordinación con el Presidente Ejecutivo o el personal delegado por éste, para asegurar capacitaciones periódicas a todo el personal, según el cargo que ocupa, manteniendo registro de asistencia a dichos adiestramientos.
  • Prepara y revisa instrucciones operacionales relativas a cumplimiento con las leyes y reglamentos aplicables.
  • Establece sistemas de evaluación y monitoreo para reportar transacciones sospechosas.
  • Recibe, registra y atiende con prontitud todo lo referido a situaciones sospechosas que notifique el personal de la institución, entidad, empresa u organización.
  • Realiza las investigaciones necesarias y radica las formas y los SAR correspondientes manteniendo el control privado de mismo.
  • Mantiene un sistema de archivo y custodia general de todo lo relacionado que demuestre cumplimiento por parte de la institución.
  • Revisa periódicamente las transferencias de fondos para asegurar que se esté obteniendo toda la información necesaria y que se estén radicando los informes requeridos.
  • Evalúa los contratos y formularios utilizados para la apertura de cuentas y préstamos para asegurarse que cumplan con todas las disposiciones, contenido con las leyes y reglamentos aplicables.
  • Asesora al personal y aclara dudas relativas a cumplimiento.
  • Coordina conjuntamente con la administración y ofrece adiestramientos al personal sobre cumplimiento, asegurándose que todo el personal de la institución tiene conocimiento en las leyes y reglamentos aplicables a sus responsabilidades. Podemos mencionar seminarios sobre Bank Secrecy Act, Know Your Customer, OFAC, U.S. Patriot Act. Asiste a los examinadores y auditores que visiten la institución con el propósito de evaluar el cumplimiento.
  • Revisa todos los anuncios y propagandas a ser distribuidos por la institución para asegurarse que cumplen con las distintas leyes y reglamentos aplicables.
  • Verifica que toda cuenta que se establece al momento de la apertura de cuentas, solicitud y desembolsos de préstamos cumplan con las distintas leyes y reglamentos aplicables.
  • Presenta periódicamente a la administración un informe de cumplimiento a la Junta de Directores o por conducto del  Presidente Ejecutivo.
  • Verifica que el personal esté capacitado para llevar a cabo sus funciones conforme a las disposiciones contenidas en las leyes y reglamentos aplicables a sus funciones antes, durante y posteriormente, de ser necesario.
  • Atiende querellas por aparentes actos de discrimen y/o violaciones a las leyes y reglamentaciones aplicables.
  • Notifica a la administración los informes de situación sospechosas emitidos y las posibles violaciones de ley, reglamentos o deficiencias detectadas y el plan de acción definido para enmendar tal situación.
  • Da curso de acción a los asuntos, gestiones y encomiendas a su cargo con diligencia y prontitud, dirigidos al logro de las metas, objetivos y resultados esperados.
  • Ejerce liderazgo y actúa como agente modelo de los principios, normas y valores éticos que fundamentan la misión de la cooperativa.
  • Actualiza conocimientos relacionados con su área de trabajo. Participa de adiestramientos, seminarios, talleres y otras actividades de educación continua relacionados con la actualización sobre prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo.
  • Certifica el cumplimiento del Reglamento por empleados, gerencia y jefes de departamentos.

Relaciones Interpersonales:

Mantiene comunicación efectiva verbal y escrita con todo el personal interno comprometido en la prevención de lavado de dinero

Conocimientos, habilidades y destrezas:

  • I. Conocimientos
  • Conocimientos de leyes estatales y federales aplicables a instituciones financieras.
  • Conocimiento general de las operaciones, productos y servicios que provee su institución, entidad, empresa u organización
  • Conocimiento básico en sistemas computarizados de información.
  • Dominio escrito/hablado del idioma español e inglés. (preferible pero no indispensable)
  • Manejo satisfactorio de programas de computadora y calculadora.
  • Destrezas de redacción.
  • Conocimiento básico de procesadores de texto.
  • Conocimientos de manejo seguro en Internet.
  1. Habilidades y destrezas
  • Habilidad para trabajar bajo presión y en distintas tareas simultáneamente.
  • Habilidad en el manejo de asuntos confidenciales
  • Habilidad analítica y organizativa.
  • Habilidad para la atención y solución de situaciones imprevistas.
  • Habilidad para establecer relaciones e interactuar efectivamente a nivel personal y profesional.
  • Habilidad para trabajar en equipo efectivamente dirigido al cumplimiento de metas, objetivos, fechas límites para obtener los resultados esperados.
  • Habilidad para redactar y responder a informes complejos.
  • Realizar presentaciones frente a grupo de personas.

 

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